Outlook plugin installatie

1. Navigeer naar Integrated Apps

Ga naar admin.microsoft.com → Settings → Integrated apps.

Kies daar voor de app: AutoSign

2. Start de deployment

In het scherm dat opent kies je voor Deploy

3. Accepteer de benodigde machtigingen

Kies vervolgens voor Accept permissions

4. Authenticatie en autorisatie

Er zal nu worden gevraagd om aan te melden. Meld je aan en accepteer het verzoek tot rechten in de tenant.

5. Configureer gebruikerstoegang

Voordat je de deployment finaliseert, moet je aangeven wie toegang krijgt tot de plugin.

Aanbevolen aanpak (gefaseerde uitrol):

1. Maak in Entra ID een groep aan genaamd: Automate365 – Outlook Plugin

2. Voeg eerst een kleine groep testgebruikers toe aan deze groep

3. Selecteer in het deployment scherm Specific users/groups

4. Selecteer de zojuist aangemaakte groep

Je kunt kiezen uit de volgende opties:

• Entire organization - Iedereen krijgt toegang

• Specific users/groups - Alleen geselecteerde gebruikers/groepen (aanbevolen)

• Just me - Alleen voor de beheerder (voor testen)

6. Bevestig de deployment

Als het aanmelden is gelukt en de rechten zijn geaccepteerd, zie je in het deploy scherm dat de rechten zijn geaccepteerd. Controleer alle instellingen en druk onderaan het scherm op Deploy of Finish deployment.

7. Wacht op voltooiing deployment

De deployment zal nu worden uitgevoerd. Dit duurt maximaal een aantal minuten.

Na succesvolle deployment verschijnt er een groen vinkje ter bevestiging.

8. Beschikbaarheid in Outlook

Als de deployment is gelukt, kan het tot 24-72 uur duren voordat de app zichtbaar is in Outlook.

De app is nu ook zichtbaar in de lijst met Integrated apps.

9. Informeer gebruikers

• Stuur een e-mail naar de gebruikers om hen te informeren over de nieuwe plugin

• Instrueer gebruikers om Outlook opnieuw te starten als de plugin niet direct zichtbaar is

• Voeg gebruikersdocumentatie toe over hoe de plugin te gebruiken

10. Uitbreiden naar meer gebruikers (optioneel)

Als de testfase succesvol is verlopen:

1. Ga terug naar Settings → Integrated apps

2. Selecteer de AutoSign app

3. Klik op de gebruikerstoegang instellingen

4. Voeg meer gebruikers toe aan de Entra ID groep of wijzig naar Entire organization

5. Klik op Update

Timing en beschikbaarheid

• Het kan tot 24-72 uur duren voordat de app beschikbaar is in Outlook

• Gebruikers moeten mogelijk Outlook opnieuw opstarten om de plugin te zien

• Add-ins kunnen na deployment tot 24 uur nodig hebben voor synchronisatie

Toegangsbeheer

• Alleen gebruikers in de toegewezen Entra ID groep kunnen de plugin gebruiken

• Bij gebruik van groepen: nieuwe groepsleden krijgen automatisch toegang, vertrekkende leden verliezen automatisch toegang

• Alleen de deployer of een Global Admin kan wijzigingen aanbrengen in de deployment

Machtigingen en beveiliging

• Zorg ervoor dat alle machtigingen correct zijn geaccepteerd tijdens de installatie

• Alleen Global Administrators kunnen machtigingen goedkeuren

• Controleer de app-capaciteiten voordat je deployment finaliseert

Best practices

• Gefaseerde uitrol: Start met een kleine testgroep voordat je uitrolt naar de hele organisatie

• Communicatie: Informeer gebruikers proactief over de nieuwe plugin en hoe deze te gebruiken

• Licenties: Controleer of alle gebruikers de juiste Microsoft 365 licenties hebben

• Support: Zorg voor gebruikersdocumentatie en support voor vragen