Wat is AutoMate?

HR Sync

HR Sync synchroniseert medewerkergegevens vanuit een extern HR-systeem (zoals AFAS of SAP SuccessFactors) naar AutoMate en Microsoft Entra ID.

• Veldmapping — Via een visuele designer bepaal je welke HR-velden worden vertaald naar welke Entra ID-attributen (naam, afdeling, functietitel, etc.)

• Validatiemodus (dry-run) — Bekijk vooraf welke medewerkers aangemaakt, gewijzigd of verwijderd worden, zonder dat er daadwerkelijk iets verandert

• Automatische en handmatige sync — Synchronisatie draait op een vast schema op de achtergrond, maar kan ook handmatig gestart worden

• Duplicaatdetectie — Herkent dubbele medewerkers in bron- en doelsysteem

• Uitsluitingsregels — Sluit specifieke medewerkers uit van synchronisatie

• Initieel wachtwoord e-mail — Stuurt automatisch een e-mail met het eerste wachtwoord naar nieuwe medewerkers en optioneel naar extra ontvangers (zoals de manager)

• Uitgebreide logging — Volledige rapportage van elke synchronisatie: wat is er gewijzigd, wat is mislukt en waarom

Persona's (Toegangsbeheer)

Met persona's definieer je sjablonen voor verschillende typen medewerkers binnen de organisatie. Denk aan "Kantoormedewerker", "Buitendienstmedewerker" of "Manager". Elke persona bepaalt welke rechten, licenties en applicaties een medewerker krijgt.

• Organisatiekenmerken — Definieer kenmerken die bij jouw organisatie passen (afdeling, locatie, team, contracttype) en stel de toegestane waarden in

• Organisatiestructuur — Bouw een hiërarchische structuur op basis van kenmerken (bijv. Bedrijf > Afdeling > Team). AutoMate vertaalt deze structuur automatisch naar dynamische groepen in Entra ID

• Asset Bundels (Pakketten) — Groepeer licenties en applicaties in herbruikbare pakketten. Wijs een pakket toe aan een persona en alle medewerkers met die persona krijgen automatisch de juiste toegang

• Licentiebeheer — Overzicht van alle beschikbare Microsoft 365-licenties, verbruik en toewijzingen

• RBAC Activatie — Activeer het toegangsschema om automatisch Entra ID-groepen aan te maken op basis van de organisatiestructuur. Een preview toont vooraf de verwachte wijzigingen

• Directe toewijzing — Wijs medewerkers handmatig toe aan rollen, ongeacht hun kenmerken

Workflows

Workflows automatiseren terugkerende processen rondom de medewerkerlevenscyclus. Via een visuele designer stel je samen wat er moet gebeuren, wanneer en voor wie.

Triggers — Een workflow start op basis van een gebeurtenis:

• Nieuwe medewerker (onboarding)

• Medewerkergegevens gewijzigd (met filtering op specifieke velden)

• Medewerker uit dienst (offboarding)

• Handmatige start voor een specifieke medewerker

Acties — Wat de workflow uitvoert:

• E-mail versturen — Geautomatiseerde e-mails met dynamische inhoud op basis van medewerkergegevens (naam, afdeling, manager, etc.)

• Koppeling met extern systeem — Externe systemen aanroepen met medewerkergegevens

Vertragingen — Plan acties op het juiste moment:

• Wacht tot een specifieke datum/tijd

• Wacht een bepaalde periode (minuten, uren, dagen)

• Wacht tot de volgende werkdag

• Wacht tot een specifieke dag van de week

Condities — Splits de workflow op basis van medewerkergegevens:

• Vergelijkingen (gelijk aan, bevat, begint met, is leeg, etc.)

• Combineer voorwaarden met EN/OF-logica

• Reageer op welk veld er gewijzigd is

Monitoring — Volg actieve workflows in real-time:

• Voortgangspercentage en huidige stap

• Workflows stoppen of opnieuw starten

• Volledige uitvoeringsgeschiedenis met foutmeldingen en resultaten per stap

Medewerkersbeheer

Centraal beheer van alle medewerkeridentiteiten in Microsoft Entra ID.

• Medewerkeroverzicht — Doorzoek en bekijk alle medewerkers met hun status, bron (HR-systeem of handmatig) en synchronisatiestatus

• Foto's — Upload en beheer profielfoto's van medewerkers

• Managerrelaties — Wijs managers toe en beheer rapportagelijnen

• Accountlevenscyclus — Accounts aanmaken, bijwerken en deactiveren in Microsoft 365

E-mailhandtekeningen (AutoSign)

Centraal beheer van e-mailhandtekeningen voor de hele organisatie. Handtekeningen worden automatisch gevuld met medewerkergegevens (naam, functie, telefoonnummer, etc.) en uitgerold via de AutoSign Outlook-plugin.

• Sjablonen — Ontwerp HTML-handtekeningen met dynamische variabelen

• Toewijzing — Wijs handtekeningen toe aan individuele gebruikers of groepen

• Outlook Plugin — De AutoSign add-in plaatst automatisch de juiste handtekening bij nieuwe e-mails

Teams Branding

Pas de uitstraling van Microsoft Teams-vergaderingen aan met organisatiebranding.

• Logo — Organisatielogo in Teams-uitnodigingen

• Voettekst — Aangepaste tekst onderaan vergaderuitnodigingen

• Links — Verwijzingen naar juridische voorwaarden en ondersteuning in vergaderuitnodigingen

CDN (Media Beheer)

Centrale opslag voor alle huisstijlmiddelen zoals logo's, achtergrondafbeeldingen en sjablonen. Deze bestanden worden gebruikt door e-mailhandtekeningen, Teams-branding en Office-sjablonen.

• Mappen — Organiseer media in mappen (logo's, achtergronden, sjablonen)

• Bestandstypen — Ondersteuning voor afbeeldingen en andere bestandstypen

Office Sjablonen

Beheer organisatiebrede sjablonen voor Word, Excel en PowerPoint via de SharePoint Organization Asset Library. Medewerkers hebben automatisch toegang tot de juiste sjablonen vanuit hun Office-applicaties.

Login Branding

Pas de Microsoft 365-inlogpagina aan met het logo en de kleuren van de organisatie, zodat medewerkers en externe bezoekers een herkenbare inlogervaring hebben.

Apparaatoverzicht

Bekijk alle apparaten in de organisatie, onderverdeeld in drie categorieën:

• Beheerde apparaten — Apparaten die zijn aangemeld bij Microsoft Intune, met beleid en monitoring

• Voorraad — Apparaten die nog niet zijn toegewezen aan een medewerker en klaarstaan voor uitgifte

• Onbeheerde apparaten — Apparaten die wel verbonden zijn maar niet centraal worden beheerd

Autopilot Provisioning

Zero-touch provisioning met Windows Autopilot: apparaten worden rechtstreeks naar medewerkers verzonden en configureren zichzelf bij de eerste keer opstarten met de juiste beleidsregels en applicaties.

• Apparaten importeren — Voeg apparaten toe aan Autopilot via hardware-hash of via fabrikant, model en serienummer

• Voorraadbeheer — Beheer apparaten in voorraad voordat ze worden toegewezen

• Toewijzing — Koppel een apparaat aan een medewerker

Apparaatbeheer

• Remote wipe — Wis een apparaat op afstand bij verlies of diefstal

• Beveiligingswaarschuwingen — Proactieve meldingen bij misconfiguraties, zoals wanneer persoonlijke Windows-apparaatregistratie niet is geblokkeerd

Audit Logging

Alle acties in AutoMate worden vastgelegd in een complete audit trail. Dit biedt ondersteuning bij compliance, troubleshooting en verantwoording. Audit logs zijn doorzoekbaar en exporteerbaar.

Klant Statistieken

Inzicht in gebruik en statistieken per organisatie voor rapportage en optimalisatie.