Workflows

Trigger Componenten

Triggers bepalen wanneer een workflow wordt gestart. Beschikbare triggers:

Employee Onboarding

• Start wanneer een nieuwe medewerker wordt aangemaakt

• Opties:

  • Creation Date: Trigger op datum van aanmaken in systeem

  • Start Date: Trigger op datum van indiensttreding

• Gebruik: Automatische welkomstmails, account aanmaak, hardware bestelling

Employee Updated

• Start wanneer medewerkergegevens worden gewijzigd

• Detecteert wijzigingen in alle medewerker velden

• Gebruik: Notificaties bij functiewijziging, verhuizing, etc.

Employee Offboarding

• Start wanneer een medewerker uit dienst gaat

• Trigger op uitdiensttreding datum

• Gebruik: Account deactivatie, hardware retour, exit interviews

Action Componenten

Actions voeren daadwerkelijke acties uit in de workflow.

Email Action

• Verstuur geautomatiseerde emails

• Configuratie opties:

  • To: Email ontvanger(s) (verplicht)

  • Cc: Kopieer naar deze ontvangers (optioneel)

  • Bcc: Blind kopieer naar deze ontvangers (optioneel)

  • Subject: Email onderwerp (verplicht)

  • Body: Email inhoud (verplicht)

  • IsHtml: HTML formatting toestaan (standaard: aan)

• Ondersteunt workflow variabelen in alle velden

• Voorbeeld: [employee.mail], [employee.manager.displayName]

Koppeling met extern systeem

• Stuur gegevens naar een extern systeem

• Configuratie opties:

  • URL: Doel URL voor de koppeling (verplicht)

• Gebruik voor integraties met externe systemen

• Ondersteunt workflow variabelen

Delay Componenten

Delays pauzeren de workflow uitvoering voor een bepaalde tijd.

Until DateTime

• Wacht tot een specifieke datum en tijd

• Gebruik: Acties plannen op een exacte datum

Duration

• Wacht voor een bepaalde tijdsduur

• Ondersteunt minuten, uren, dagen

• Gebruik: Wachten tussen acties

Next Day

• Wacht tot de volgende dag op een specifiek tijdstip

• Configureer tijd (bijv. 09:00)

• Gebruik: Acties uitvoeren op de volgende werkdag

Next Business Day

• Wacht tot de eerstvolgende werkdag (slaat weekends over)

• Configureer tijd (bijv. 09:00)

• Gebruik: Alleen acties op werkdagen

Specific Day of Week

• Wacht tot een specifieke dag van de week

• Configureer dag (Maandag t/m Zondag) en tijd

• Gebruik: Wekelijkse terugkerende acties

Condition Componenten

Conditions splitsen de workflow op basis van regels.

Operators

• Equals: Exacte match

• NotEquals: Niet gelijk aan

• Contains: Bevat tekst

• NotContains: Bevat tekst niet

• StartsWith: Begint met

• EndsWith: Eindigt met

• GreaterThan: Groter dan (numeriek)

• LessThan: Kleiner dan (numeriek)

• IsEmpty: Veld is leeg

• IsNotEmpty: Veld is niet leeg

• IsChanged: Veld is gewijzigd (alleen bij Employee Updated trigger)

Logic Types

• And: Alle regels moeten waar zijn

• Or: Minstens één regel moet waar zijn

Gebruik

• Creëer verschillende paden in je workflow

• True pad: Als conditie waar is

• False pad: Als conditie niet waar is

• Voorbeeld: Verschillende onboarding voor managers vs. medewerkers

Employee Onboarding Variabelen

Basis Velden

• [employee.id]: Unieke ID (userPrincipalName)

• [employee.displayName]: Volledige naam

• [employee.firstName]: Voornaam

• [employee.lastName]: Achternaam

• [employee.userPrincipalName]: Username (email format)

• [employee.mail]: Email adres

• [employee.jobTitle]: Functietitel

• [employee.employeeId]: Personeelsnummer

Organisatie Velden

• [employee.companyName]: Bedrijfsnaam

• [employee.department]: Afdeling

Contact Velden

• [employee.mobilePhone]: Mobiel nummer

• [employee.businessPhones]: Zakelijke telefoonnummers (array)

• [employee.officeLocation]: Kantoor locatie

Adres Velden

• [employee.postalCode]: Postcode

• [employee.city]: Stad

• [employee.country]: Land

• [employee.state]: Provincie/staat

• [employee.streetAddress]: Straatnaam + huisnummer

Datum Velden

• [employee.employeeHireDate]: Datum indiensttreding

• [employee.employeeLeaveDateTime]: Datum uitdiensttreding

Overige Velden

• [employee.preferredLanguage]: Voorkeurstaal

• [employee.accountEnabled]: Account status (true/false)

• [employee.workingDays]: Werkdagen

• [employee.userType]: Type gebruiker

Manager Velden

• [employee.manager.id]: Manager ID

• [employee.manager.displayName]: Manager volledige naam

• [employee.manager.userPrincipalName]: Manager username

• [employee.manager.employeeId]: Manager personeelsnummer

Trigger Info

• [trigger.batchId]: Unieke batch identifier

• [trigger.triggeredAt]: Tijdstip van trigger (ISO 8601 format)

• [trigger.source]: Bron van trigger ("Manual Trigger" of "IAM Employee Sync")

Employee Updated Variabelen

Alle bovenstaande employee velden zijn beschikbaar.

Changes Array (alleen voor Conditions en Filters)

De changes array is beschikbaar voor gebruik in conditions en trigger filters, maar niet in email of templates voor externe koppelingen:

• [changes[].fieldName]: Naam van gewijzigd veld (camelCase)

• [changes[].oldValue]: Oude waarde

• [changes[].newValue]: Nieuwe waarde

Let op: Changes variabelen kunnen alleen gebruikt worden in:

• Trigger filters (IsChanged operator)

• Condition nodes om te controleren welke velden zijn gewijzigd

Deze variabelen zijn niet beschikbaar in:

• Email templates (onderwerp, body, to/cc/bcc)

• Templates voor externe koppelingen (URL, gegevens)

Employee Offboarding Variabelen

Alle bovenstaande employee velden zijn beschikbaar, plus offboarding specifieke velden:

Offboarding Info

• [trigger.offboardingDate]: Geplande offboarding datum (ISO 8601 format)

Changes Array (alleen voor Conditions en Filters)

De changes array is ook beschikbaar bij offboarding om te detecteren welke velden zijn gewijzigd (bijv. accountEnabled):

• [changes[].fieldName]: Naam van gewijzigd veld (camelCase)

• [changes[].oldValue]: Oude waarde

• [changes[].newValue]: Nieuwe waarde

Let op: Changes variabelen kunnen alleen gebruikt worden in trigger filters en condition nodes, niet in email of templates voor externe koppelingen.

Gebruik van Variabelen

Variabelen kunnen gebruikt worden in:

• Email Actions: Onderwerp, body, To/Cc/Bcc velden

• Externe koppelingen: URL en gegevens

• Delay Nodes: Datum/tijd berekeningen (toekomstige feature)

Voorbeelden

Email onderwerp met variabelen:

URL met variabelen voor externe koppelingen: